Exformatics

Tema: ECM och lean säkrar effektiviteten hos TELE Greenland

Hos TELE Greenland effektiviserar Exformatics ECM arbetsgången fullt ut i hela organisationen. ECM används i samband med lean-optimering av processerna i Grönlands tele- och kommunikationsutbud och postverksamhet, som berör 590 medarbetare.

ECM och lean i TELE GreenlandSamtidigt med lean-optimeringen av arbetsgången i TELE Greenland togs ECM-lösningen i bruk för att understödja de strömlinjeformade processerna. Den kombinationen har sedan 2008 medverkat till att arbetsflödena är inarbetade i ECM-lösningen och när lean-konsulterna går igenom processerna så sker det också i den digitala lösningen.
 
Lean-konsulterna i TELE Greenland optimerar löpande 8-10 processer. Normalt skulle man använda Excel-ark för att skapa schema och registrera använd tid för varje process. Nu använder lean-konsulterna ECM-lösningens arbetsflöde och beskriver en process åt gången.
 
”ECM är ett effektiviseringsverktyg för TELE Greenland, då vi lägger alldeles för mycket tid på driften och har för lite tid till utveckling. Med ECM frigör vi resurser till utveckling och det gör att vi kan arbeta smartare”, säger Charlotte Mclgaard Hansen, som är konsult i lean och ECM i TELE Greenland.
 
Kombinationen av lean och ECM skapar vinst på flera områden. Det omedelbara är den tid som sparas på varje enskild process. Som exempel ger Charlotta Mølgaard Hansen det stora arbetet med att utarbeta telefonkatalogen på Grönland. Genom att övervaka processen live, dokumentera arbetsgången och identifiera spilltid  har vi sparat 110 timmar av ursprungliga 447 mantimmar.
 
ECM är ett effektiviseringsverktyg för TELE Greenland, då vi lägger alldeles för mycket tid på driften och har för lite tid till utveckling. Charlotte Mølgaard Hansen, TELE Greenland
 
Denna process pågår i sex månader och därefter gör konsulterna en utvärdering. Om status efter sex månader visar att detta lean-optimerade workflow är realistiskt så är processen fullt inarbetad. Och här visar ECM-lösningen åter igen sitt värde, då de inarbetade, digitala processerna säkrar kunskapsutbyte på tvärs i organisationen.
 
”ECM-lösningen är på det sättet våra lean-processer. Vi har lagt in alla processerna i lösningen, och i det ögonblick vi beskriver dem så är det lean i praktiken”, säger Charlotte Mølgaard Hansen.
 
”Den grafiska displayen över processen gör det enkelt för medarbetaren att ha överblick, och det är då lätt att gå in och ersätta vid sjukdom, när någon slutar osv. Många funktioner är sårbara då medarbetare har nyckelpositioner”, fortsätter hon.
 
Att effektivisera en organisations processer och därefter sätta dem i verket är inte helt utan problem, menar TELE Grenlands konsulter.
 
”Att använda ECM till 100%  kräver att medarbetarna vänjer sig -  allt skall läggas i aktiviteter och länkar skall skickas runt, istället för som tidigare med e-mail med dokument som växer och växer på mailservern – med kopior i inkorgen, privata korgar osv”, berättar leankonsulterna.
Tillbaka till Nyheter
 

Fakta om TELE Greenland

TELE Greenland A/S driver telekommunikations-, IT och postverksamhet i Grönland och erbjuder försäljning av telekommunikationslösningar i Grönland och i utlandet. TELE Greenland har 590 medarbetare på 20 olika adresser i Grönland och Danmark.
 

Tema om ECM och lean 
 

Fakta om TELE Greenlands ECM-lösning
 
ECM-systemet har fått namnet ”Tumit” som på Grönländska uttalas ”du-mit”. Det betyder ”följ spåret” därför att alla koncernens medarbetare får ett gemensamt elektroniskt arkiv, nya lean-inspirerande arbetssätt och en ny integration mellan intranät och ärendebehandling. TELE Greenland utnyttjar bl a lösningens arbetsflöde och skanningsmodul för effektivisering.
 
Vinster med lean kombinerat med ECM-lösningen:

Minskat utrymme för fel med mall-lösning integrerat till Active Directory.

15 minuters arbetstidsbesparing per arbetsansökan. TELE Greenland mottar årligen 1000 ansökningar, så besparingen blir 250 timmar per år – 1,5 månads arbete.


 
TELE Greenland logo