Exformatics

Tema: LEAN och procesoptimeringar kräver flexibla it-lösningar

IT-lösningar och lean är traditionellt inte två storheter som arbetar bra tillsammans. Men TELE Greenlands lean-succé har stöd av IT-lösningar, närmare bestämt ECM-systemet.
 
ESDH og lean: Anders Sehested från Devoteam om leanprojekt hos TELE GreenlandÄven om vi är långt inne på 2000-talet och digitalisering av samhället går med rasande fart så lever lean-optimeringar ofta sin eget pappers-och whiteboardliv. Men processer och processoptimering kan digitaliseras, så fördelarna kan tas hem fullt ut.
 
Det har TELE Greenland gjort med konsulttjänster från Devoteam, som år 2008 hade sina rådgivare hos den grönländska tele- och postverksamheten. Och just detta projekt framhäver Devoteam som exempel på hur IT och lean kan integreras. 
 
”Det är viktigt att man regelbundet kan ändra och förbättra i leanprojekten. Då det är tungt att genomföra ändringar i IT-system lämnas ofta det utanför”, säger Anders Sehested, konsult inom processoptimering hos Devoteam.
 
”Interaktion är nödvändig. IT blir ett hinder i processutvecklingen om man skall anlita en utvecklare får att få till en ändring. Det är en klar fördel för TELE Greenland att de själva kan aktivera processerna och ändra i dem i ECM-lösningen”, säger Anders Sehested.
 
Nyckeln till framgång med digitaliserat lean ligger, i TELE Greenlands fall, i det faktum att processoptimeringarna och introduktionen av ECM skedde någorlunda samtidigt.
 
Det är viktigt att man regelbundet kan ändra och förbättra i leanprojekten. Anders Sehested, Devoteam
 
”Att arbeta med processer och processoptimering är att arbeta med ett nytt tankesätt. Det gäller att hitta den form som fungerar i organisationen. Det var TELE Greenland igång med innan man gick igång med ECM. På så sätt var de bättre rustade för att utnyttja de möjligheter som ligger i digitaliseringen av processerna”, säger Sanders Sehested.
 
Processer på tvärs ställer krav
 
TELE Greenland har ett brett utbud av kundinriktade processer där mycket kan gå snett. Det ställer krav både på organisationen och på medarbetarna, som har en stor mängd kunskap om varje enskild process. Men också konsulterna och IT-stödet har stor betydelse i leanprojektet.
 
”Det är komplext att driva en televerksamhet då det är många kundrelaterade processer, som går på tvärs i organisationen. Det ställer krav på att organisationen har strömlinjeformade processer och har dem i sammanhängande ramar, så man inte förlorar kunder och intäkter”, säger Anders Sehested.
 
Som ett exempel på en konkret process nämner konsulten debet/kredit-kommunikationen. Målet med dessa processer har varit att hålla leverantörsfakturor så länge som möjligt, utan att få påminnelse. Motsatsen är att få in pengar till verksamheten och granska fakturainnehållet noga, för att undgå sena betalningar som är förorsakade
av att kunden helt enkelt inte förstår fakturan.
 
”I de tvärgående processerna är det mycket som kan gå snett. Processoptimeringen skall här säkra att kunderna får en så god och snabb service som möjligt och att pengarna kommer in till företaget i tid”, säger Anders Sehestedt, som också ger fem goda råd om vad man skall överväga i samband med lean och IT – se högra spalten.  

FAKTA om ecm och lean:

Fem goda råd till organisationer som skall processoptimera:
 
1. Hela organisationen skall vara med
 
Processoptimering är ett organisationsprojekt – hela organisationen skall involveras, alla skall tänka i processer och förstå varför det är viktigt.
 
2. Skapa gemensam förståelse
 
Skapa gemensam förståelse för projektet. Flera organisatoriska led är beroende av varandra i processerna dagligdags.
 
3. Skapa debatt
 
I tvärgående processer är det nödvändigt att synliggöra de organisatoriska delarna 
 – skapa debatt, upprätta forum.
 
4. När är det tillräckligt?
 
Sätt gränser när det är tillräckligt. Inte allt kan processoptimeras med nytta. Fokusera på kärnprocesserna i organisationen.
 
5. Resultatmål
 
Processoptimering skapar förväntningar. Sätt upp resultatmål och kommunicera dem.
 
Om TELE Greenlands leanprojekt
 
Genomfört sex lean-optimeringar
Utbildat två omgångar lean-konsulter  (ca 12 st)
Byggt en lean-organisation med konsulter
TELEs lean-koordinator blev 2008 (startåret) utnämnd till årets medarbetare
Lean-konsulterna hos TELE kör själva deras lean-optimeringar idag
 

Tema om ESDH og lean