Exformatics

tema: från traditionellt ecm till processverktyg

ECM-begreppet genomgår en förändring från det traditionella digitala arkivskåpet över till integrerade lösningar med komplett arbetsflöde. I framtiden är det ett måste att organisationer tänker in arbetsflödena i lösningarna, säger experterna.
 
Den traditionella uppfattningen om ECM – elektronisk ärende- och dokumenthantering – håller på att lösas upp. Tidigare digitala arkivskåp och filsystem går i alla fall mot mer integrerade lösningar som i allt större utsträckning blir ryggraden i verksamheters och organisationers dagliga arbete.
 
Men de integrerade lösningarna är fortfarande få på den danska marknaden – i varje fall om man frågar Devoteams ECM-expert Per Andreasen.

Det är ett måste att man skall stödja processerna (stödprocesser). Per Andreasen, Devoteam
 
”ECM utnyttjas idag av statliga organ som har massor av ärendehantering. I andra offentliga organisationer är det dokumenthantering – ett avancerat och dyrt filarkiv”, säger Per Andreasen om den generella användningen av ECM idag.
 
”Man har styr på verksamheten och allt är under kontroll, men man har inte fått ut mycket av systemet”, säger Per Andreasen vidare och pekar på vad verksamheter - offentliga som privata – bör titta på nästa gång man skall köpa ECM-lösning.
 
”Det är ett måste att man skall stödja processerna – automatiserat eller stöd via vägledning. Vi upplever från våra kunder att de tänker mer och mer i processer för att få ett anpassat och bra IT-stöd”, säger Per Andreasen.
 
Konsulterna tror på att kombinationen av ärende- och dokumenthantering samt processtöd blir en välintegrerad del i många organisationers ECM.
 
”Workflow – eller arbetsflöde – är i många system en självständig del, så man måste köpa till moduler och speciallösningar. Då ECM i sig är dyrt, så är workflow ett tillval man valt bort och inte tänkt in i systemet. IT-stödet till processoptimering skall vara så dynamiskt och så integrerat att ändringar kan göras snabbt av kunden själv”, slutar Per Andreasen.

FAKTA om ecm och lean:

Fem goda råd för att komma igång med processtödjande IT:
 
 
1. Få överblick

Skapa överblick över organisationens processer och överväg om några av dem kan slås samman till generella processer, även om avdelningar/funktioner ofta uppfattar sina processer som mycket unika. Prioritera processerna och värdera hur man enklast kan få synbara vinster.
 
2. Syftet skall vara klart

Klargör syftet med systemet – vad skall det användas till och vad skall det inte användas till. Inkludera rollfördelningen med andra IT-system i organisationen.
 
3. Ha ledningsfokus

ECM är ett förändringsprojekt. Att ändra och stödja processerna med ECM-system är ett ännu större förändringsprojekt som kräver managementfokus och uthållighet.
 
4. Justera kontinuerligt

Man är sällan helt rätt första gången och det är därför inte helt klart när implementeringsprojektet är färdigt. Den första implementeringen är s a s ett första bud och man skall vara beredd att kontinuerligt justera både i arbetsflöde och uppsättningen av systemet.
 
5. Kommunicera!

Kommunicera i organisationen – och då särskilt till de berörda enheterna före, under och efter projektet. Berätta om bra resultat med avseende på de frågor som säkerligen kommer att dyka upp längs vägen.
 
 
Tema om ESDH og lean