Exformatics
Följ oss på:  

Färre interna mejl gav ökad produktivitet och mindre stress

Under januari 2012 gjorde mjukvaruleverantören Exformatics ett försök att minska antalet interna e-postmeddelanden. Istället för att mejla uppmanades medarbetarna att använda statusuppdateringar via företagets ECM (Enterprise Content Management)– system för att informera om pågående projekt, ärenden och uppgifter. Försöket resulterade i att antalet e-postmeddelanden mer än halverades, vilket ledde till ökad produktivitet, tidsbesparing såväl som mindre stress bland de anställda.

 

Slut med interna e-post
Istället för interna e-postmeddelanden fick de anställda på Exformatics använda sig av en aktivitetsström, som kan jämföras med statusuppdatering i sociala medier. Genom att flytta kommunikationen till ECM-systemet fick medarbetarna mer tid, då de inte behövde växla kontext från sitt arbete till e-postprogram och tillbaka igen.

Försöket resulterade att det under januari månad skickades i genomsnitt 114 interna e-postmeddelanden per person, att jämföra med 245 (november 2011). Tiden medarbetarna lade på att skicka interna mejl sjönk också avsevärt. De påpekade även att de kände sig mindre stressade än vanligt, och att det var lättare att hitta den information de sökte.

– Enligt Forrester Research är 30 % av alla mejl som skickas spam till följd av överdrivet användande av ”cc”, ”bcc” och ”svara alla”. Vi spenderar alltför mycket tid på att läsa, tänka över och besvara e-post, som kunde avklarats mycket snabbare och mer effektivt öga mot öga, i aktivitetsströmmen, på chat eller via vår inbyggda uppgiftshantering i ECM-systemet. Vi vill nu på allvar utmana och helt avskaffa e-post internt. Externt är vi dock tvungna att fortsätta att besvara förfrågningar från kunder och leverantörer på det gamla sättet, säger Joachim Hansson, försäljnings- och marknadschef på Exformatics.

Allt sparas i rätt sammanhang i ECM-lösningen

Övergången från e-post till digital kommunikation via verksamhetens ECM, som också fungerar som intranät för företagets medarbetare och externa konsulter, betyder att även korta kommentarer, länkar, artiklar och noteringar lagras i relevanta sammanhang t ex på aktiviteter, personalärenden och projekt, finns kvar för framtida användning.

– Flera rapporter och undersökningar visar på ett samband mellan e-postmeddelanden och stress. Det går att kommunicera på ett mer strukturerat och målinriktat sätt. Allt för många interna e-postmeddelanden pendlar mellan att vara ”för kännedom” till faktiska uppgifter. Vi skall istället ställa krav på medarbetarna att kommunicera mer effektivt så att mottagaren inte känner någon tvekan om vad som förväntas, säger Joachim Hansson.

Nedan följer ytterligare tips för att minska andelen e-post och använda mejl mer effektivt:

  1. Ring eller träffa de du vill kommunicera med. Innan du skickar ett mejl fundera på om mejl verkligen är bästa sättet att hantera informationen. Många gånger är ett telefonsamtal att föredra, om du får tag på personen så får du svar omgående, annars kan du lämna röstmeddelande och sedan skicka, då ökar sannolikheten att personen öppnar och svarar inom kort.
  2. Var selektiv med vilka du skickar till. Skicka bara till de som är berörda.
  3. Använd inte mejl för diskussioner. Använd istället intranätforum eller privata grupper på exempelvis Facebook eller Linkedin. De flesta blir irriterade och stressade av långa diskussioner i mejlen. De blir dessutom svåra att följa och veta vem som sagt vad.
  4. Undvik att skicka tunga bilagor. Lägg dessa på ex vis Sharepoint, Dropbox eller Google Docs och länka till bilagan i mejlet. Att skicka tyngre filer i gruppmejl är ineffektivt, då sparas flera versioner av bilagan.
  5. Skriv tydligt vad mejlet innehåller i ämnesfältet. 
Vill du läsa mer? Klicka här för att läsa om vår erfarenhet med e-post (länkar till dansk nyhet).



Nyheter

 14-02-2012 Nyanställningar i Exformatics
Läs mer här

  01-02-2012 ISS väljer Exformatics dokumenthantering
Läs mer här

 10-01-2012 Blogg: Början på en ny (e-postfri) era!
Läs mer här 

 04-01-2012 NKT Flexibles hanterar projekt och styr försäljning med Exformatics
Läs mer här

 22-11-2011 Nya leveranser för Exformatics Sverige
Läs mer här

 17-11-2011 Exformatics redo för ECM och ÄHS i mobilen
Läs mer här


 
03-11-2011 Exformatics nyanställer
Läs mer här

 
11-10-2011 Exformatics är utsedd till Gazell 2011
Läs mer här

 
01-09-2011 Exformatics nyanställer
Läs mer här

 
25-05-2011 SharePoint, ECM, arbetsmetoder och effektivisering - Exformatics gästbloggar på Version2
Läs mer här

 
03-05-2011 Danmarks största avfallshanteringsföretag väljer ECM från Exformatics
Läs mer här

 18-03-2011 Tema: ECM och lean säkrar effektiviteten hos TELE Greenland
Läs mer här

 18-03-2011 Tema: Från traditionellt ECM till processverktyg
Läs mer här

 18-03-2011 Tema: Lean och processoptimeringar krävar flexibla IT-lösningar
Läs mer här

 07-02-2011 Paraplyorganisation skiftar till Exformatics ECM
Läs mer här

 05-01-2011 Tønder Forsyning väljer Exformatics ECM
Läs mer här

 25-11-2010 Exformatics bloggar om ECM
Läs mer här

 23-11-2010 Elbek & Vejrup ny distributör
Läs mer här

 03-11-2010 SKAF väljer Exformatics ECM
Läs mer här

 11-09-2010 LEGO Juris godkänner sluttest för Exformatics ECM 
Läs mer här

 09-09-2010 Nordiskt kulturstöd koordineras med Exformatics ECM
Läs mer här

 27-08-2010 Exformatics ska optimera adoptionsprocessen hos AC Børnehjælp
Läs mer här

 22-07-2010 Exformatics samarbetar med ITU
Läs mer här

 17-07-2010 Nyhetsbrev från Exformatics
Läs mer här

 15-07-2010 Exformatics klar med ny website
Läs mer här

 27-04-2010 Goda visioner för digitalisering av det offentliga Danmark
Läs mer här

 23-04-2010 FOJAB Arkitekter AB väljer projekthantering från Exformatics
Läs mer här

 20-04-2010 Exformatics första svenska kund
Läs mer här

 29-03-2010 Exformatics talare på digITAlisér 2010
Läs mer här

 16-03-2010 Exformatics ECM klar till SharePoint 2010
Läs mer här

 

Nyhetsarkivet

Nyheter från 2009 – klicka här

Nyheter från 2008 – klicka här

//

Nyhetsbrev

Här kan du läsa de senaste nyheterna från Exformatics. 

Om du önskar att få våra nyhetsbrev, som vi skickar till kunder och samarbetspartners, så klicka på bilden nedan.

Få nyhetsbrev från Exformatics - klicka här

 Du kan också följa oss på Twitter - se mer på www.twitter.com/exformaticsSE